Przekazanie terenu zieleni między firmami
Na czym polega przekazanie terenu zieleni?
Przekazanie terenu zieleni to udokumentowanie stanu osiedla w dniu, w którym wspólnota zmienia firmę utrzymującą zieleń. Inspektor ocenia teren niezależnie od obu wykonawców i opisuje go w protokole ze zdjęciami. Dzięki temu łatwiej odróżnić zaległości dotychczasowej firmy od zmian, które pojawiły się już za nowej.
Co opisujemy w dniu granicznym
Zakres ustalamy przy zleceniu. Najczęściej obejmuje stan poniższych elementów na dzień zmiany firmy:
- Drzewa: ogólny stan, uszkodzenia pni, pale i wiązania, misy oraz ściółkę.
- Przegląd wzrokowy drzew i wskazanie tych, które wymagają ekspertyzy dendrologicznej.
- Krzewy, żywopłoty i rabaty: kompletność względem projektu lub poprzedniej inwentaryzacji, jeśli taka istnieje.
- Trawniki: pokrycie, chwasty i uszkodzenia.
- Nawadnianie: stan elementów i dostępną dokumentację. Pełne działanie da się sprawdzić tylko w sezonie.
- Małą architekturę i nawierzchnie przy zieleni w stanie widocznym w dniu granicznym.
- Zaległe zabiegi, czyli prace należne według umowy i pory roku, a niewykonane. Wzorcem porównawczym mogą być miejskie standardy pielęgnacji.
- Spis głównych elementów zieleni, na przykład drzew, krzewów oraz powierzchni trawników i rabat. Jego szczegółowość zależy od zlecenia.
- Prace zakryte: odnotowujemy, że po fakcie nie da się ich skontrolować; standardy miejskie każą zgłaszać je do odbioru przed zakryciem.
Jak przebiega przekazanie terenu
Przebieg ustalamy ze zleceniodawcą. Typowy układ wygląda tak:
- Ustalamy datę graniczną i uczestników: zarząd lub zarządcę, a jeśli to możliwe, także dotychczasową i nową firmę.
- Zbieramy dostępne dokumenty: umowę i zakres prac poprzedniej firmy, harmonogram, ostatnią inwentaryzację i dokumentację nawadniania.
- Oglądamy teren na miejscu. Standardy miejskie dopuszczają odbiór na podstawie zdjęć, ale przy niezależnej ocenie wizja w terenie jest pewniejsza.
- Fotografujemy obszary i elementy tak, by dało się zidentyfikować miejsce.
- Spisujemy protokół stanu terenu z datą, uczestnikami, zakresem prac z umowy, stanem elementów i uwagami.
- Dodajemy listę uwag do dotychczasowej firmy i zalecenia, co poprawić w pierwszej kolejności po przejęciu terenu.
Co otrzymujesz po przekazaniu
Zależnie od zlecenia są to zwykle poniższe dokumenty. Opisują stan terenu, a o odpowiedzialności rozstrzygają umowy i przepisy.
- Protokół stanu terenu na dzień graniczny wraz ze zdjęciami.
- Spis głównych elementów zieleni w uzgodnionym zakresie.
- Lista zaległych prac i uwag do dotychczasowej firmy.
- Zalecenia na początek współpracy z nową firmą.
Kiedy zamówić przekazanie terenu
Najlepiej przed ostatnim dniem umowy dotychczasowej firmy, a nie po nim. Standardy miejskie przewidują odbiór prac w końcowych dniach okresu, którego dotyczą, i podobnie warto ustawić datę graniczną.
Stan trawników i roślin najlepiej ocenić w sezonie wegetacji. Zimą zakres oceny jest ograniczony, co warto zapisać w protokole, razem z ewentualnym okresem gwarancji na wcześniejsze nasadzenia.
Warto też samodzielnie porównać stan terenu z protokołem po pierwszym sezonie pracy nowej firmy.
Pytania i odpowiedzi
Po co dokumentować stan zieleni, gdy wspólnota zmienia firmę ogrodniczą?
Żeby mieć zapis, co było na terenie w dniu granicznym, w jakim stanie i co pozostało niewykonane. Bez niego trudno później odróżnić zaniedbania poprzedniej firmy od pogorszenia stanu za nowej. Zwykle stosuje się protokół z datą, uczestnikami i zakresem prac.
Co powinien zawierać protokół przekazania terenu zieleni?
Datę, osoby uczestniczące, zakres prac wynikający z umowy, stan poszczególnych elementów (drzewa, krzewy, trawniki, nawadnianie, mała architektura) i uwagi. Do tego zdjęcia, na których da się rozpoznać miejsce.
Czy wystarczą zdjęcia zamiast wizji w terenie?
Standardy miejskie dopuszczają odbiór na podstawie zdjęć, ale muszą one pozwalać zidentyfikować miejsce, a prace zakryte trzeba odebrać przed zakryciem. Przy niezależnej ocenie pewniejsza jest wizja w terenie.
Czy raport wskaże, która firma odpowiada za dany problem?
Raport opisuje stan terenu i zaległości w dniu granicznym. O odpowiedzialności rozstrzygają umowy i przepisy, a w sporze ocenia to prawnik lub sąd. Rzetelny opis stanu ułatwia takie rozliczenia.
Co z drzewami przy zmianie firmy?
Warto ująć je w protokole, aby było wiadomo, jakie drzewa i w jakim stanie przejmuje nowa firma. Robimy przegląd wzrokowy i wskazujemy drzewa, które wymagają ekspertyzy dendrologicznej. Ocena zagrożeń to odrębna czynność.
Opisując zakres, korzystamy z ogólnodostępnych wytycznych branżowych, które mają charakter pomocniczy (wiążące są projekt i umowa):
